УДК 347.195.43
Применение электронного документооборота и электронной цифровой подписи в сфере охраны труда
Дмитрий Борисович Порочкин, омбудсмен по вопросам соблюдения прав предпринимателей при осуществлении санитарно-эпидемиологического надзора и надзора в сфере соблюдения трудового законодательства, генеральный директор общества с ограниченной ответственностью «Центр охраны труда “НСС Консалт”», г. Москва, Российская Федерация, e-mail: porochkin@ohranatrud.ru
Аннотация. Электронный документооборот используется в большей части кадровой работы, а также деятельности по охране труда. Целью исследования является выявление проблемы запрета электронного документооборота в кадровом делопроизводстве и предложение путей ее решения. Для достижения поставленной цели применялись методы юридического изучения нормативно-правовых актов, систематизации полученной информации вхронологической последовательности событий. В статье указаны нормативные требования к использованию электронного документооборота, взятые из открытых и общедоступных источников информации.
Ключевые слова: электронный документооборот; ЭДО; кадровое делопроизводство; ЭДО в кадровых документах; электронная цифровая подпись; ЭЦП; инструктажи по охране труда
Application of electronic digital signature in the field of labor protection
D.В. Porochkin, ombudsman for the clearance of rights of entrepreneurs in course of sanitary and epidemiological supervision and supervision in the field of compliance with labour legislation, CEO oflimited liability company «Center for Labor Protection “NSS Consult”», Moscow, Russian Federation
Abstract. Electronic document management is used for most personnel work, as well as labor protection activities. The purpose of the study is to identify the problem of prohibiting the use of electronic document management in personnel records management and propose ways to solve it. To achieve this goal, methods of legal study of regulatory and legal acts, systematization of the information received and chronological sequence of events were used. The article specifies regulatory requirements for the use of electronic document management, taken from open and publicly available sources of information.
Keywords: electronic document management; EDO; personnel records management; EDO in personnel documents; electronic digital signature; EDS; labor protection briefings
Электронные документы
Электронные документы представляют собой цифровые аналоги традиционных бумажных документов, созданные, подписанные и хранящиеся в электронном виде. Они обладают юридической силой, равнозначной бумажным документам, при условии соблюдения требований законодательства о цифровом документообороте. Электронный документ – это файл в различных форматах: pdf, docx, xlsx, jpg и многих других. Важно отметить, что для обеспечения юридической значимости электронные документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП), выданной аккредитованным удостоверяющим центром. КЭП гарантирует аутентификацию отправителя, целостность документа и предотвращает его подделку.
Кроме того, электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и изменения посредством различных методов шифрования и контроля доступа. Различные типы электронных документов могут потребовать различных уровней защиты в зависимости от их содержания и степени конфиденциальности. Например, документы, содержащие персональные данные, должны соответствовать требованиям законодательства о защите персональных данных.
Системы ЭДО
Системы ЭДО – это специализированные программные платформы, обеспечивающие все необходимые функции для работы с электронными документами. Они предлагают широкий спектр возможностей: создание, редактирование, согласование, маршрутизацию, хранение, поиск и уничтожение электронных документов. Системы ЭДО могут быть интегрированы с другими корпоративными системами, такими как ERP, CRM, системы управления проектами, что позволяет автоматизировать бизнес-процессы и сделать их более эффективными.
Существуют различные типы систем ЭДО: локальные (установленные на серверах организации) и облачные (предоставляемые в виде сервиса через интернет). Облачные решения предлагают гибкость и масштабируемость, избавляя организации от необходимости инвестиций в собственное оборудование и инфраструктуру. Однако при выборе облачной системы ЭДО необходимо тщательно оценить безопасность данных и надежность поставщика услуг. Важным аспектом современных систем ЭДО является их мобильность, позволяющая сотрудникам работать с документами с любых устройств – компьютеров, планшетов и смартфонов. Многие системы поддерживают функции автоматического распознавания текста (OCR), что упрощает обработку сканированных документов.
Операторы ЭДО
Операторами ЭДО являются компании, оказывающие услуги по организации и поддержке электронного документооборота. Они обеспечивают работу платформы ЭДО, предоставляя доступ к сервисам, техническую поддержку и гарантии безопасности. Операторы ЭДО отвечают за надежное функционирование системы, обеспечение ее соответствия законодательным требованиям и защиту информации от несанкционированного доступа. Операторы ЭДО предлагают различные тарифные планы и услуги, которые могут включать в себя: предоставление квалифицированных электронных подписей, интеграцию с различными системами, обучение персонала, консультации по вопросам законодательства и многое другое.
Выбор оператора ЭДО зависит от потребностей организации, ее размера, а также специфики деятельности. На рынке представлено множество операторов ЭДО, каждый из которых предлагает собственные уникальные решения и функциональные возможности. При выборе оператора следует обратить внимание на его репутацию, опыт работы, гарантии безопасности и стоимость услуг.
Процесс электронного документооборота
В целом процесс ЭДО аналогичен традиционному документообороту, но проходит в цифровой среде. Он начинается с создания электронного документа, затем происходит его подписание КЭП отправителем. После этого документ отправляется получателю через систему ЭДО. Получатель проверяет подпись, просматривает документ и при необходимости подписывает его своей КЭП. Далее документ может быть обработан, согласован и отправлен в архив. Все этапы процесса ЭДО регистрируются в системе, что обеспечивает полную прозрачность и возможность отслеживания движения документов. Системы ЭДО часто включают в себя функции автоматического уведомления о статусе документа, что позволяет ускорить процесс обработки информации.
Преимущества ЭДО
Электронный документооборот обладает множеством преимуществ перед традиционным бумажным документооборотом. К ним относятся:
– ускорение процессов обработки документов;
– снижение затрат на бумагу, печать, почтовые отправления и хранение документов;
– повышение контроля над движением документов, эффективности работы благодаря автоматизации рутинных операций, безопасности информации в результате использования криптографических методов защиты;
– улучшение взаимодействия между сотрудниками и с контрагентами за счет возможности одновременного доступа к документам.
ЭДО способствует снижению количества ошибок, связанных с обработкой бумажных документов, и повышению прозрачности бизнес-процессов.
Недостатки ЭДО
Несмотря на множество преимуществ, ЭДО имеет и некоторые недостатки. К ним относятся:
– необходимость инвестиций в программное обеспечение и оборудование;
– обучение персонала работе с новой системой;
– риск возникновения технических сбоев и зависимость от работоспособности системы ЭДО и интернета.
Кроме того, не все организации и сотрудники готовы перейти на электронный документооборот, а необходимость соблюдения законодательных требований может усложнить процесс внедрения ЭДО. Отсутствие доступа к интернету также может ограничить возможности использования ЭДО. Однако по мере развития технологий и повышения уровня цифровизации эти недостатки становятся все менее значимыми.
ЭДО в сфере трудовых отношений
Статья 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) преобразовала сферу трудовых отношений, впервые законодательно закрепив понятие и определение ЭДО в кадровом делопроизводстве. Это стало важным шагом к цифровизации кадрового учета и оптимизации взаимодействия между работодателями и работниками. Однако введение ЭДО не означает полного отказа от бумажных документов. Статья 22.1, а также последующие статьи 22.2 и 22.3 ТК РФ регламентируют, какие документы могут быть переведены в электронный формат, а какие должны оставаться в бумажном виде.
Ключевым в статье 22.1 ТК РФ является определение кадрового ЭДО как процесса, включающего создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с трудовыми отношениями. Это относится ко всем сторонам – работодателю, работнику и кандидату на должность. Вместе с тем принципиально важно, что создание бумажных копий, как оригиналов, так и дубликатов, исключается. Такой подход призван упростить процедуры, сократить бумажный документооборот, минимизируя при этом риски утери или повреждения документов.
Какие же кадровые документы подпадают под действие ЭДО? В соответствии со статьей 22.1 практически все документы, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными актами, регулирующими трудовые отношения, могут быть оформлены в электронном виде. В том числе документы, которые ранее требовали обязательного бумажного оформления и подписи работника. К таким документам относятся, например:
1. Трудовой договор. Один из самых важных документов, регламентирующих трудовые отношения, теперь может быть заключен и храниться в электронном виде при условии соблюдения требований к форме и электронной подписи. Важно отметить, что электронный трудовой договор должен обладать юридической силой, равной бумажному варианту.
2. Приказы о приеме, переводе. Все приказы, связанные с изменением статуса работника, могут быть оформлены в электронном виде, кроме увольнения. Электронная форма приказов обеспечивает оперативность и прозрачность кадровых изменений, а также снижает нагрузку на кадровых специалистов.
3. Личные карточки работника. Хранение личных карточек в электронном виде обеспечивает более удобный доступ к информации о работнике, а также повышает безопасность данных о персонале.
4. Графики отпусков, табели учета рабочего времени. Электронный формат этих документов позволяет автоматизировать расчет заработной платы и контролировать рабочее время.
5. Справки о заработной плате, трудовом стаже. Выдача справок в электронном виде значительно ускоряет и упрощает процесс получения необходимой информации.
6. Соглашения о неразглашении конфиденциальной информации, соглашения о материальной ответственности. Эти документы также могут быть оформлены и подписаны в электронном виде, обеспечивая юридическую защиту обеих сторон.
Статьями 22.2 и 22.3 ТК РФ детально регламентируется порядок ведения кадрового ЭДО, включая требования к информационным системам, видам электронных подписей и процедуре электронного взаимодействия между работодателем и работником. Здесь важно учитывать, что использование ЭДО предполагает соблюдение строгих требований к безопасности данных, периодическому проведению аудита и хранению электронных документов.
Для обеспечения юридической значимости электронных документов ТК РФ допускает использование КЭП, выпускаемой аккредитованными удостоверяющими центрами. Применение КЭП гарантирует аутентичность и неизменность электронных документов, обеспечивая их юридическую силу, равную бумажным аналогам. В некоторых случаях может быть допустимо использование упрощенной электронной подписи, но требования к ее применению должны быть четко определены внутренними локальными актами организации.
Выбор информационных систем (платформ) для ведения кадрового ЭДО остается за работодателем, при этом система должна соответствовать требованиям законодательства по защите персональных данных и обеспечивать безопасность хранения и обработки информации. Работодатель обязан обеспечить работникам возможность безопасного и удобного доступа к электронным кадровым документам.
При этом не все кадровые документы могут быть полностью переведены в электронный формат. В соответствии с ТК РФ нельзя вести в электронном виде следующие документы:
– трудовые книжки;
– акт о несчастном случае по установленной форме;
– приказ об увольнении работника;
– документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Указанные документы нельзя не только вести электронно, но и подписывать электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП). Данные ограничения представляют собой определенные недостатки в процессе трудоустройства. Например, дистанционному работнику или работнику из удалённой местности необходимо очно являться для прохождения вводного инструктажа. Этот факт растягивает процедуру приема на работу во времени.
Законодательная инициатива по использованию ЭЦП в сфере охраны труда
Статьи 22.1–22.3 ТК РФ регулируют использование ЭДО в трудовых отношениях. Они законодательно разрешают создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с трудовой деятельностью, без обязательного дублирования на бумажных носителях. Это распространяется на все документы, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным актам должны оформляться на бумаге и/или подписываться работником. Важно отметить, что речь идет о замене бумажных аналогов электронными, при этом обеспечение юридической силы электронных документов осуществляется с помощью КЭП в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Применение ЭДО значительно упрощает документооборот, сокращает временные и финансовые затраты, повышает эффективность работы кадровых служб и обеспечивает доступность информации для всех участников трудовых отношений.
Однако ТК РФ устанавливает некоторые ограничения использования ЭДО, в том числе для инструктажей по охране труда. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо запрещает использование электронного документооборота для подтверждения прохождения таких инструктажей. Документы, подтверждающие прохождение инструктажа, должны быть подписаны работником собственноручно на бумажном носителе. Это объясняется необходимостью обеспечения доказательной базы о прохождении инструктажа и подтверждения того, что работник ознакомлен с правилами безопасности. Такой подход, хотя и обеспечивает формальное подтверждение факта прохождения инструктажа, не гарантирует его эффективность и не позволяет оценить уровень освоения работником материала. Простая подпись не является индикатором реального понимания работником требований охраны труда.
На практике это означает, что даже при активном использовании ЭДО в организации подтверждение прохождения инструктажа по охране труда всегда требует бумажного носителя с собственноручной подписью работника. Это создает определенные неудобства, особенно в крупных организациях с распределенной структурой или при работе с удаленными сотрудниками. Необходимо организовывать дополнительные процедуры для сбора и обработки бумажных документов, что противоречит общей тенденции к цифровизации и автоматизации бизнес-процессов.
Законодательство тем не менее не ограничивает возможность проведения дистанционных инструктажей по охране труда с использованием современных информационных технологий и цифровых сервисов. Онлайн-платформы позволяют проводить интерактивные обучающие курсы, тестирование знаний и формировать электронные сертификаты о прохождении инструктажа. Однако для придания юридической силы таким сертификатам необходимо проведение дополнительных мероприятий. Например, требуется фиксация процесса обучения с помощью видеозаписи и подтверждение личности обучаемого через систему электронной идентификации.
Из-за существующих противоречий между требованиями к подтверждению прохождения инструктажа по охране труда и стремлением к широкому внедрению ЭДО в трудовой сфере необходима доработка законодательства. Возможно, следует пересмотреть требования к документальному оформлению прохождения инструктажа и разрешить использование КЭП для подтверждения факта ознакомления работников с материалами по охране труда. Это позволило бы полностью встроить процессы обучения охране труда в систему электронного документооборота, исключив работу с бумажными документами и значительно упростив процесс контроля над прохождением инструктажей. При этом необходимо создать механизмы обеспечения неизменности и аутентичности электронных документов, а также гарантии защиты персональных данных.
Кроме того, следует учесть возможности блокчейн-технологий1для регистрации факта прохождения инструктажа и обеспечить невозможность подделки сертификатов. Все это гарантировало бы высокий уровень достоверности и защиты от фальсификаций.
В целом совершенствование законодательства в области ЭДО в трудовых отношениях является важной задачей, направленной на повышение эффективности работы организаций и улучшение условий труда работников. Необходим комплексный подход и учет особенностей различных категорий работников и видов деятельности. Активное внедрение цифровых технологий в сферу трудовых отношений значительно сократит бюрократические процедуры, повысит прозрачность и контролируемость работы организаций, а также обеспечит более высокий уровень безопасности труда. Однако это требует тщательного анализа возможных рисков и разработки эффективных механизмов их предотвращения.
Список источников:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. – URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102074279(дата обращения: 28.12.2024).
2. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».– URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102146610(дата обращения: 28.12.2024).
1Технологии, которые позволяют сохранять и передавать данные в виде последовательности связанных блоков.