Д.Г. Просвирнин
Генеральный директор ООО "Информ Сервис"
(Лысьва, Пермский край)
Усложнять - легко, упрощать - сложно.
(С) Закон Мерфи.
Законодательство в области охраны труда постоянно меняется, что вызывает не менее постоянное напряжение специалистов – ничего не упустить, все понять и внедрить. Только за 2014 год было принято более 200 новых требований или внесено изменений в законодательные акты по охране труда, существенно повышена ответственность работодателя и его должностных лиц за несоблюдение государственных нормативных требований в области охраны труда.
Нельзя сказать, что требования становятся менее важными, а деятельность более понятной. Наоборот – требования все более ужесточаются, а их внедрение в практику все более осложняется.
Основной проблемой специалиста по охране труда является катастрофическая нехватка времени. Как решить задачи и связанные с планированием, документооборотом, контролем и еще успеть пройтись по цехам предприятия и на месте проверить соблюдение требований по охране труда?
На сегодняшний день современным и своевременным решением является внедрение в работу «автоматизированного помощника». Речь идет об автоматизированной системе «Охрана труда» (разработчик ООО «Информ центр»), которая способна справиться с задачами рутинного документооборота, составить отчетность, проконтролировать исполнение важных задач, исключить риск ошибиться в проведении определенных процедур работы, легко встраивается в информационную среду предприятия и использует данные штатного расписания из 1С:Предпрития 8. Но главная миссия «автоматизированного помощника» - предоставить больше времени специалисту для оперативной работы на рабочих местах предприятия.
Именно автоматизация открывает новые возможности для совершенства процессов и выдающихся результатов при уменьшении трудоемкости, ускорения, снижения денежных затрат.
Современные информационные системы для охраны труда можно разделить на:
- Справочно-правовые системы и системы подготовки и движения документации.
- Автоматизированные рабочие места.
- Комплексная система управления и автоматизации процессов «Охрана труда».
Ждать решения вопросов эффективности от первых не приходится в силу огромной ограниченности их функционирования. Максимум - это сокращение времени на подготовку и оборот документации. Это не много.
Второй класс систем решает вопросы отдельно взятых задач и позволяет облегчить выполнение функций специалиста отдела охраны труда. Как правило, это электронные таблицы или база данных, умеющие хранить необходимые данные и оперировать ими. Это уже лучше, но далеко не достаточно.
Комплексная система управления и автоматизации процессов «Охрана труда» способна помочь решить задачи разных видов работ: проведение медицинских осмотров с учетом приказа 302н, учет рабочих мест и вредных факторов согласно 426ФЗ, выдача СИЗ согласно нормам и многое другое. Принципиальное отличие этого решения от первых двух в комплексности и системности подхода к автоматизации бизнес-процессов.
Результатом внедрения автоматизированного комплекса «Охрана руда» является колоссальное сокращение времени и контроль за любым процессом. К примеру, составление списка контингента на медосмотр для 500 сотрудников составляет не более 2-х минут с учетом вредных факторов, периодичности и контроля количества врачей и лабораторных и функциональных исследований. Такой эффект можно достичь при применении «автоматизированного помощника» «Охран труда».
Итак, каким образом можно просто решать сложные задачи? Ответ - совершенствовать и автоматизировать систему управления охраной труда. От комплексной автоматизации с помощью системы «Охрана труда» следует ожидать так же и снижение стоимости охраны труда на предприятии. Автоматизация охраны труда - не затрата, а инвестиция с вполне ощутимой отдачей.
Как специалисту по охране труда обосновать необходимость приобретения «автоматизированного помощника» «Охрана труда» для решения задач своего отдела? В большинстве случаев аргументы экономия времени, контроль, безопасность, действительно важные для специалиста, не имеют большого значения для директора предприятия. В таком случае необходимо говорить об экономии затрат в денежном выражении.
Вот гарантируемые результаты от внедрения комплексной системы «Охрана труда»:
- Снижение запасов специальной одежды за счет более точного планирования закупок с учетом размеров, потребностей, наличия спецодежды и СИЗ на складах и в эксплуатации.
- Снижение стоимости закупок СИЗ за счет соответствия их требованиям по оценке условий труда.
- Снижение стоимости закупок за счет выбора наиболее выгодного варианта СИЗ и наиболее дешевого предложения поставщиков.
- Снижение стоимости проводимых медосмотров за счет снижения количества проходимых исследований и врачей в соответствии с периодичностью, установленной приказом Минздрава 302Н.
- Снижение стоимости проведения медосмотров за счет выбора наиболее оптимального предложения поставщиков для разных контингентов.
Снижение затрат на обучение и проверку знаний за счет учета требований по компетенции и планирования сроков прохождения.- Снижение затрат на специальную оценку условий труда за счет ведения учета изменений характеристик рабочих мест, их аналогичности, планирования сроков и состава проводимых замеров.
- Снижение затрат компенсационного характера за счет учета результатов проведенной специальной оценки по каждому рабочему месту, сотруднику.
- Учет затрат и контроль исполнения на проведение мероприятий по улучшению условий труда.
- Снижение потерь бизнеса от применения штрафных санкций от проверяющих органов за нарушения в сфере охраны труда.
- Снижение потерь бизнеса от негативных последствий инцидентов, несчастных случаев и нарушений в области охраны труда.
По каждому фактору легко привести в пример расчеты и определить суммы выгоды в рублях для предприятия.
Как именно появляются возможности экономии и повышения эффективности службы охраны труда? Рассмотрим на примере одной из наиболее распространенной подсистемы «Медицинские осмотры» комплексной системы «Охрана труда».
Обычно процесс подготовки и проведения медосмотра на промышленном предприятии занимает 2-3 месяца. Специалист по охране труда вручную в таблице Excel старается составить списки лиц для прохождения медосмотра, перестраховываясь, включает в перечень контингента все факторы, без учета периодичности и ежегодные и те, которые проводятся 1 раз в 2 года. Очень сложно учесть особые случаи с молодежью, с лицами до 21 года и с женщинами старше 40 лет. Не делится перечень врачей и анализов на обязательные и проводимые по рекомендации. Проведенная специальная оценка условий труда по рабочим местам (изначально и внутренне нацеленная на преуменьшение вредности) запросто может не зафиксировать те вредные факторы, по которым "традиционно" проводится медосмотр для данной профессии.
В итоге включается принцип "лучше - больше". Это приводит к неоправданным затратам на услуги медицинских учреждений. К примеру если оценить требования к проведению медосмотра для каменщика, то мы увидим, что по перечню вредных факторов не все исследования необходимо проходить ежегодно, часть из них проводится 1 раз в 2 года. Это определено приложением 1 к приказу Минзрава 302 Н.
Перечень исследований врачей тогда можно сократить с 5 до 4 и посещение врача Дерматовенеролога исключить, при условии прохождения этого врача в прошлом году. Только на этом факторе мы видим экономию до 20% на стоимости медосмотра.
Кроме того, следует понимать, что тут возникает риск нарушить требования ст. 25 Налогового кодекса РФ. Так в соответствии с пунктом 7 статьи 264, к прочим расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, относятся расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Выявление фактов проведения медосмотров, не предусмотренных в требованиях, приводят к необоснованному занижению налогооблагаемой базы и должны финансироваться из прибыли предприятия. А это уже не экономия.
Комплексная автоматизация процессов с помощью современного «автоматизированного помощника» системы «Охрана труда» отличатся и эффективной организацией процесса в отделе охраны труда, и экономией времени на документообороте, и контролем за своевременным выполнением задач. Так же внедрение «автоматизированного помощника» позволяет получить результаты анализа достижения показателей эффективности службы охраны труда, следить за метриками, характеризующими обучение персонала, обеспеченность СИЗ, уровень травматизма, выполнение требований по улучшению условий труда в зависимости от финансовых затрат на охрану труда.