Организация кадрового делопроизводства

Кадровая документация - отличительный признак трудовых правоотношений.Обязанность её ведения определяется законом независимо от того сколько существует и каким штатом сотрудников располагает организация. Зачастую работодатели не предают серьезного значения кадровой документации, в результате чего документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований. Для правильной организации процесса необходимо изучить следующие государственные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда России от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69;
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных);
• Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (далее - Закон о коммерческой тайне);
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749;
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1);
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
• Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н;
• Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 "О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время";
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы";
• Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также Типовые формы таких договоров, утвержденные Постановлением Минтруда России от 31.12.2008 N 85;
• Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, и Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ от 11.04.2008 по ведению воинского учета в организациях.

Помимо нормативных документов необходимо изучить учредительные документы организации. Именно в них может быть определен порядок приема на работу ключевых руководящих сотрудников. Изучив вышеперечисленные документы, Вы получите представление о необходимом минимуме, который должен оформляться и вестись в любой организации, это:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);
• штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• положение о защите персональных данных (ст. ст. 86 - 88 ТК РФ);
• трудовые договоры (ст. ст. 16, 56 - 59, 67 ТК РФ);
• трудовые книжки (ст. ст. 65, 66 ТК РФ);
• должностные инструкции (если должностные обязанности работников не установлены в трудовых договорах);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней (п. п. 40 - 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
• личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
• расчетный лист (ст. 136 ТК РФ);
• приказы (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр.) (ст. ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, соглашения и пр.);
• положение об оплате труда и премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
• ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, "расчетных" при увольнении.

Конечно, приведенный список является неполным и при необходимости должны быть разработаны и оформлены дополнительные документы. Например, если планируется, что отдельные работники будут иногда трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ). Кроме того, с учетом специфики деятельности организации, возможно, потребуются:

• положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если работодателем проводится аттестация работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
• положение о коммерческой тайне, если в трудовых договорах с работниками установлена их обязанность сохранять коммерческую тайну (ст. ст. 10, 11 Закона о коммерческой тайне);
• договоры о полной материальной ответственности (если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке);
• коллективный договор (если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выступит с инициативой о его заключении).

Наибольшее количество правонарушений государственные инспекторы труда квалифицируют по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КОАП РФ), однако, при наличии грубых нарушений, информация может быть передана в соответствующие инстанции для привлечение к ответственности по ряду статей Уголовного кодекса РФ и Налогового кодекса РФ. В соответствии со ст. 5.27 КОАП РФ возможно наложение следующих административных штрафов: на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.

ЦОТ БИОТА поможет Вам в решение любых кадровых вопросов.