Документы по охране труда

Документация системы управления охраной труда

Г.З. Файнбург

заслуженный работник высшей школы РФ, директор Института безопасности труда, производства и человека ПНИПУ, доктор технических наук, профессор

 

Для правильного понимания работниками требований системы управления охраной труда, контроля за их выполнением и обеспечения ее эффективного функционирования организация должна разрабатывать и хранить (на современном техническом уровне) всю необходимую для этого документацию.

Все документы по охране труда можно разделить на три основных класса:

• устанавливающая документация (это положения, формы, приказы и распоряжения, которые «устанавливают» порядок действий в сфере управления охраной труда);
• фиксирующая документация (это так называемые «записи» или «записи данных», которые «фиксируют» факты и происходящие события в сфере управления охраной труда. Журналы инструктажей, акты, карты специальной оценки условий труда, протоколы обучения и т.п. – все это примеры «записей данных»;
• коммуникационная документация (письма, заявления, служебные записки в сфере управления охраной труда и ответы на них).

Организацию документооборота и содержание документации определяет работодатель (т.е. в организации – ее первый руководитель). Помимо документов по охране труда и по системе управления охраной труда следует иметь подробное описание самой документации и информационных систем, необходимых для поддержания в рабочем состоянии системы управления охраной труда и документирования деятельности в этой области.

Следует также определить обязанности, ответственность и полномочия работников по ведению документации, места, где она применяется, а также ограничения, которые могут накладываться на средства хранения информации или на применение электронных и иных носителей.

Как показывает практика, документацию по охране труда надо вести очень внимательно и тщательно. Только «записи данных» и другие письменно оформленные документы могут защитить конкретного работника от известной процедуры «поиска виноватых и наказания невиновных».

Основная цель документирования информации, имеющей существенное значение для системы управления охраной труда, состоит в ее фиксации и сохранении, необходимых для проверок или расследований.

Ведение документации по охране труда – внутреннее дело организации. Она должна проанализировать свои потребности в документации и информации для системы управления охраной труда перед разработкой документации, необходимой для поддержки соответствующих процессов в области охраны труда. Чаще всего документацию по охране труда ведут в формате, принятом в данной организации для документооборота, все чаще в электронной форме.

Стандарт не устанавливает требования о том, что документацию нужно разрабатывать в определенном формате, следовательно, уже существующую в организации документацию (руководства, процедуры, методики, рабочие инструкции по охране труда) не требуется заменять, если в ней адекватно описано реальное положение.

При ведении документации необходимо учитывать ответственность и полномочия пользователей документации и информации в зависимости от степени секретности и доступности, особенно при использовании электронных носителей, а также управление вносимыми в документацию изменениями.

Следует иметь: обзорный документ или руководство по ведению документации системы управления охраной труда, реестры документов, перечни или указатели.

Вся эта махина документов требует определенного порядка в их ведении, хранении, а также четкой организации документооборота.

В организации должны быть письменно определены меры по управлению идентификацией, утверждением, выпуском и изъятием документации по охране труда. В этих процедурах должны быть ясно определены категории документов и данных, к которым они применяются.

Документация и записи данных должны быть в наличии и выдаваться по требованию, как в штатных, так и в нештатных ситуациях, включая аварийные ситуации.

Типичное упорядочение всей документации включает в себя следующее:

• процедуры управления документированием;
• реестры документации, перечни и указатели и места их хранения;
• архивную документацию (некоторые документы должны храниться в течение определенного срока, установленного законодательными или другими требованиями).

Записи данных необходимо вести для показа того, что система управления охраной труда эффективно функционирует, что производственные процессы ведутся в соответствии с правилами безопасности, а трудовые обязанности работников выполняются на рабочих местах в безопасных и безвредных условиях.

Кроме того, необходимо уделить особое внимание таким вопросам, как, кто и каким образом уполномочен уничтожать записи данных по охране труда; как обеспечивается конфиденциальность записей данных по охране труда; какие законодательные требования к хранению записей данных по охране труда имеются; как правильно использовать записи данных на электронных носителях.

Документы и записи данных по охране труда должны быть полностью заполненными, разборчивыми и соответствующим образом идентифицированными. Необходимо установить сроки их хранения. Записи данных и другую документацию следует хранить в безопасном месте, защищать от порчи для обеспечения возможности их восстановления. Важнейшие записи данных и документы должны быть защищены от возможного пожара и других повреждений, как того требует законодательство.

Документация по охране труда так же обширна, всеобща и разнообразна, как и сама охрана труда. Из всего разнообразия документов мы выделим несколько основных типов документации по охране труда.

Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, связанные с вопросами охраны труда и безопасности производства. Эти акты устанавливают организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда и, тем самым, работодателем – государственных нормативных требований охраны труда.

Работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, например, инструкции по охране труда и другие документы, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 Трудового кодекса РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Локальные нормативные акты работодателя разрабатываются на основе всех действующих нормативных документов, а для сферы охраны руда – на основе государственных нормативных требований охраны труда.

Требования охраны труда, содержащиеся в локальных нормативных актах работодателя, обязательны для выполнения всеми работниками данного работодателя и другими лицами, находящимися на рабочих местах, на промплощадке или на территории, состоящей под контролем работодателя.

Во-вторых, это различные документы, фиксирующие деятельность работников (и тем самым – деятельность работодателя) по соблюдению требований локальных нормативных актов, государственных нормативных требований охраны труда и т.п. К такой документации относятся различного рода журналы, например, вводного инструктажа.

К такой документации следует отнести и результаты специальной оценки условий труда.

Если у работодателя нет ни одного документа такого вида, считать, что он что-то делает в сфере охраны труда, было бы наивно. Это самый большой тип документов по охране труда у работодателя. Он фиксирует (документирует) всю конкретную деятельность, но главное, – мероприятия по профилактике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.

В-третьих, важнейшие документы охраны труда – материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Они тоже относятся к «записям», но их особый статус, их крайняя важность и для пострадавшего и для работодателя заставляют выделить их из массива всех других записей.

В-четвертых, это письма и предписания органов власти, надзора и контроля и т.п. Все они, как правило, требуют каких-то оперативных действий, а потому и выделены особо.

В-пятых, документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях их труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя (по охране труда). Полезно иметь базу действующей нормативной правовой и нормативно-технической документации по охране труда и безопасности производственной деятельности, и договор со сторонней организацией, осуществляющей информационное обслуживание по актуализации этой базы.

В-шестых, документы, содержащие требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования, безопасному использованию инструмента, сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия и другие аналогичные «внешние» документы.

В-седьмых, документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти. Наличие этих документов подразумевает и восьмой тип – документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем). Эти документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя.

В чем-то условно, но к особому, девятому, в классификации типу документов могут быть отнесены учебно-методические, чисто информационные и другие (не строго обязательные) документы, связанные с работами по охране труда и обеспечением безопасности производства.

Десятый тип образуют все прочие (не относящиеся к первым девяти типам) документы, которых, как правило, более чем достаточно.

Каждый из вышеназванных типов сам может быть разбит на подтипы, вплоть до конкретных документов.

К важнейшим локальным нормативным актам работодателя следует отнести правила трудового распорядка и коллективный договор.

Другой вид локальных нормативных актов работодателя образуют документы об организации работ по охране труда. Это может быть Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) и Приказ о введении СУОТ в действие.

К этому же виду следует отнести приказы по созданию органов управления охраной труда, а именно: приказы о создании службы охраны труда, о возложении обязанностей специалиста по охране труда дополнительно (по внутреннему совместительству) на других специалистов, приказы о создании комитета (комиссии) по охране труда в организации, протоколы избрания уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда. Если работодатель заключил договор на обслуживание в сфере охраны труда, то нужно иметь копию этого договора и календарный план (техническое задание) с перечнем выполняемых работ.

К этому же виду относятся:

• Положения обо всех службах и отделах, включая службу и (или) отдел охраны труда.
• Должностные инструкции для должностных лиц работодателя (руководящих работников и специалистов), где должны быть прописаны трудовые обязанности работников по охране труда.
• Инструкции по охране труда для всех рабочих мест и всех выполняемых работ, где должны быть прописаны все требования охраны труда, обязательные к неукоснительному исполнению всеми работниками.
• Приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности, которыми определяют поименно лиц, имеющих право выдачи нарядов-допусков, ответственных руководителей работ и ответственных исполнителей работ.
• Документы по обучению персонала. К ним относят программы обучения, вопросники, экзаменационные билеты, перечни тех, кто должен обучаться и кто освобожден от того или иного вида обучения.
• Программа вводного инструктажа должна соответствовать типовой и учитывать особенности производственной деятельности работодателя. Программа должна быть утверждена руководителем предприятия / организации (его заместителем, ответственным за охрану труда).
• Программа первичного инструктажа на рабочем месте составляется с учетом особенностей выполняемых работ на данном рабочем месте.
• Список профессий работников, освобожденных от инструктажей на рабочем месте, утверждается руководством предприятия и согласовывается с представительным органом трудового коллектива.
• График проверки знаний по охране труда должен быть удобным и реальным. Следует вести регулярный контроль за его исполнением, а также вносить необходимые дополнения при штатных изменениях.
• Программы обучения рабочих безопасным методам труда и приемам оказания первой помощи пострадавшим должны быть составлены по всем профессиям и видам работ.
• Экзаменационные билеты или вопросники по охране труда. Все работники должны быть ознакомлены до начала проверки знаний (как минимум, за месяц) с экзаменационными билетами или со специальными вопросниками.
• Приказы о постоянно действующих комиссиях по проверке знаний охраны труда. Такие комиссии могут быть двух уровней: одна комиссия – для проверки знаний руководителей и специалистов и вторая – рабочих. Приказы следует регулярно обновлять (не реже одного раза в год). Число членов комиссии должно быть не менее трех (председатель, секретарь и еще один член комиссии).
• Перечень работ повышенной опасности. Составляется на основании типового перечня с учетом условий данного предприятия и утверждается руководством предприятия. Следует внимательно отнестись к составлению перечня.
• Перечень должностей руководителей и электротехнического персонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности.
• Перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоения первой квалификационной группы по электробезопасности. В перечень включается и не электротехнический персонал, выполняющий работы, при которых может возникнуть опасность поражения электрическим током. Перечень должен быть утвержден руководителем предприятия.

Следующим «кругом» документов являются документы о медицинских осмотрах работников. Такими документами служат:

• Приказ об утверждении списка контингента работников, подлежащих предварительному и периодическим медицинским осмотрам. При составлении списка используют штатное расписание и учитывают виды работ и (или) вредные и (или) опасные производственные факторы.
• Приказ об утверждении поименного списка контингента работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам.
• Календарный план проведения периодических медицинских осмотров. Календарный план обычно составляют специалисты службы охраны труда и отдела кадров совместно с руководителями подразделений.

Следующим «кругом» документов являются документы о выдаче СИЗ. К ним, в частности, относится:

Перечень средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам.

Кроме выше изложенных документов следует иметь в организации (и в подразделениях) следующие документы:

• Список работников, имеющих право на досрочный выход на пенсию.
• Список работников, имеющих право на дополнительный отпуск.
• Список работников, имеющих право на получение молока или другого равноценного ему продукта.
• Список работников, имеющих право на лечебно-профилактическое питание.

К важнейшим документам, фиксирующим деятельность работодателя по выполнению государственных нормативных требований охраны труда, относятся документы, фиксирующие инструктирование и обучение персонала, т.е. его готовность и умение работать безопасно. К этим документам относятся:

• Журнал регистрации вводного инструктажа. Проведение вводного инструктажа должно быть скреплено подписями инструктируемого и инструктирующего.
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Инструктаж проводит руководитель, в чье непосредственное подчинение поступает работник. Инструктаж осуществляется индивидуально с учетом особенностей трудовых обязанностей работника.
• Журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности. Хранится на участке, осуществляющем эти работы.
• Фиксация выдачи СИЗ осуществляется в Личных карточках учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений. На каждого работника заводится такая карточка, в которой он расписывается за получение / сдачу спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений. При несчастном случае с работником эта карточка потребуется обязательно!

Следующим «кругом» «фиксирующих» документов являются документы (материалы) по оценке условий труда, включая специальную оценку условий труда либо ранее проводившуюся аттестацию рабочих мест по условиям труда. Хранить эти очень важные материалы целесообразно в отделе охраны труда либо в отделе труда и заработной платы.

Следующим пакетом документов являются документы, связанные с обязательным социальным страхованием от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. К ним относятся:

• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Журнал хранится в службе охраны труда.
• Акты о несчастных случаях на производстве (Н-1). Хранятся 45 лет, поэтому следует внимательно относиться к организации их хранения.
• Документы о профессиональных заболеваниях, материалы расследования острых отравлений и профессиональных заболеваний.

Информационные потоки и документооборот по охране труда организуются в рамках общего порядка по документообороту у данного работодателя и осуществляются в соответствии с этим установленным порядком с учетом специфики работы по охране труда.

При организации документооборота следуют выделять:

1. внешнюю документацию,
2. документацию управления организацией,
3. документацию подразделения,
4. документы на рабочих местах.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
• следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

По окончании года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив.

Заметим, что всю документацию по охране труда следует выдавать только под роспись, чтобы избежать недоразумений, связанных с небрежным обращением отдельных работников с документацией по охране труда, вплоть до ее потери.

Регулярное рассмотрение состояния условий труда на рабочих местах, функционирования системы корпоративного управления охраной труда на собраниях работников трудовых коллективов (смен, бригад, участков, цехов, других подразделений), на совещаниях руководителей и специалистов подразделений и организации в целом, включая Совет директоров, является одной из форм участия работников в управлении охраной труда и входит в информационное обеспечение функционирования системы корпоративного управления охраной.

Эффективная организация работ по охране труда немыслима без документов внутренней отчетности подразделений перед службой охраны труда, службы охраны труда – перед руководством организации, руководства организации – перед собственником (учредителем).

Структурные (функциональные) подразделения отчитываются перед организацией в целом

1. Периодически в установленные в организации сроки:
   • о проведенных проверках состояния охраны труда с указанием выявленных нарушений и выданных предписаний;
   • о выполнении приказов, предписаний, решений совещаний по вопросам охраны труда с указанием невыполненных документов и причин невыполнения;
   • о привлечении к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности работников с указанием, за какие нарушения они привлечены;
   • об изданных распоряжениях по вопросам охраны труда с указанием цели распоряжения;
   • о производимых работах с привлечением сторонних организаций, с указанием принятых мер по обеспечению безопасности при производстве работ;
   • о количестве рабочих мест, подлежащих специальной оценке условий труда, с указанием количества рабочих мест, где она уже проведена;
   • о количестве работников, повысивших квалификацию и прошедших обучение безопасным методам труда;
   • о выполнении мероприятий, направленных на улучшение условий и охраны труда, с указанием количества мероприятий, фактических затрат, количества работников, которым улучшены условия труда.
2. немедленно и в сроки, установленные соответствующими нормативными документами для окончания расследования несчастных случаев на производстве:
   • о случаях приостановления работы основного оборудования с указанием причин;
   • о случаях производственного травматизма с указанием числа пострадавших, в том числе со смертельным исходом, обстоятельств, причин и принятых мер;
   • о происшедших опасных случаях (отказах оборудования, авариях, дорожно-транспортных происшествиях, пожарах и т.п.) с указанием обстоятельств и причин.

Служба охраны труда или специалист по охране труда (если он один выполняет все функции службы) отчитывается перед руководством организации (ее собственником или его представителями, например, Советом директоров) не реже, чем один раз в год либо по мере необходимости.

Организация-работодатель отчитывается перед органами государственного надзора, статистическими управлениями в сроки и по формам, установленным этими органами.

Статистический инструментарий для организации статистического наблюдения в сфере охраны труда состоит из двух форм: 1-т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда» и 7 – травматизм «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях».